№9 | Mysite

Тема 9: Поняття системи, системного підходу й аналізу в менеджменті

План

1. Поняття системи та системного підходу.

2. Аналіз в менеджменті.

3. Особливості соціально-економічної системи.

Використана література

1. Сухарський В.С. Менеджмент. Тернопіль. «Астон», 2004 р.

Основні поняття і положення теми: фірма, система, елемент, параметри ситеми, системний підхід, системний аналіз, принципи, методи, управляюча система, підсистема.

1. Поняття системи та системного підходу.

Кожне економічне явище завжди існує в певному середовищі. Це можна сказати і про організацію, підприємство (фірму).

Фірма, переробляючи ресурси, виробляє продукцію або здійснює послуги. Товари і послуги потрапляють на ринок, забезпечуючи споживачів відповідною інформацією (властивість товарів, місця продажу, гарантії тощо). З ринку фірма отримує гроші та інформацію (об'єми і темпи продажу, інформацію про товари конкурентів тощо).

Фірма взаємодіє з постачальниками сировини, фінансовими органами (банками, податковими службами, страховими компаніями тощо), рекламними агентствами; вивчає суспільну думку.

Фірма працює в певній країні. У цій країні існує загальна економічна і політична ситуація, відповідний рівень науково-технічних досягнень, культурні й інші традиції.

Всі перераховані складові (ресурси) складають середовище, в якому здійснюється функціонування фірми. Середовище має прямий вплив на процес функціонування фірми. Для ефективного управління фірмою потрібно чітко розуміти дію факторів середовища, вміти не тільки визначати вплив на організацію багатьох факторів, але й передбачати цей вплив.

Фактори середовища діють як всередині фірми, так і зовні.

Таким чином, на соціально-економічні процеси, що відбуваються в суспільстві, значною мірою впливає зовнішнє середовище. Вивчення оточуючого середовища є обов'язковою передумовою одержання успіху в будь-якій сфері людської діяльності.

Система - це внутрішньо організована сукупність взаємопов'язаних та взаємодіючих елементів, що утворюють єдине ціле і спільно діють для досягнення поставленої мети.

Залежно від підходу та мети вивчення об'єкта, його (об'єкт) можна розглядати і досліджувати як організацію, систему або як її елемент.

Елемент - це відокремлена частина системи, що має специфічні властивості і особливе призначення. Елемент системи виконує відповідну функцію і не відокремлюється при визначенні процесу функціонування систем, а ними можуть бути люди, різні предмети, явища, знання, методи тощо. Збільшення кількості елементів системи призводить до її складності і внутрішніх зв'язків у ній.

Зв'язки системи поєднують об'єкти (елементи) у системному процесі, які можуть бути: речовими (канали обміну речовинами), енергетичними (каналами обміну різними видами енергії) та інформаційними (сигнали, відомості про стан об'єкта).

Класифікація зв'язків між елементами, системами і підсистемами проводиться за такими ознаками: спрямованістю (односторонні, взаємозалежні); ресурсами (трудові, матеріальні, фінансові тощо); тривалістю (короткострокові, довгострокові, періодичні або епізодичні); циклічністю виконання функцій (планування, організація, контроль та ін.); характером формування (лінійні, функціональні).

Зв'язки в менеджменті розрізняють: першого порядку - функціонально необхідні; другого порядку, які поліпшують діяльність системи, і третього порядку - зайві або суперечні. Параметрами системи є: вхід, процесор, вихід, управління за допомогою зворотнього зв'язку і обмеження.

Вхід системи - це ресурси, елементи, над якими здійснюється процес або операція, сукупність факторів і явищ зовнішнього середовища, що впливають на процеси системи і не піддаються прямому управлінню.

Процесор - перетворює ресурси системи, споживає їх і трансформує у вихідні результати діяльності системи.

Вихід системи - це продукт чи результат її діяльності, який показує ступінь досягнення цілей системи. Система повинна бути стабільною і надійною.

Надійність - це здатність системи виконувати задані функції, зберігаючи при цьому свої основні характеристики. Показником надійності є ймовірність безвідмовної роботи у часі.

Системи поділяють за наступними ознаками: прості, складні і дуже складні (залежать від кількості взаємопов'язаних елементів); абстрактні (мовні, логічні) і матеріальні (замкнуті, відкриті, статистичні і динамічні); природні (функціонують без участі людини) і штучні (людино-машина); детерміновані (не піддаються випадковості і складові елементи взаємодіють точно) і випадкові (не можна передбачити, як система буде поводити себе в різних умовах), а також відкриті (знаходяться під впливом зовнішнього середовища і здійснюють на нього вплив) і закриті (використовують внутрішню інформацію).

Для вивчення явищ і процесів у будь-яких системах широко використовується системний підхід, який розглядає кожен об'єкт як систему і орієнтує дослідника на розкриття його цілісності, виявлення в ньому різноманітних типів зв'язків.

Складовими частинами організаційних систем є окремі індивідууми, формальні структури, неформальні фактори, групи, групові відносини, типи статусів і ролей. Структурні частини пов'язані між собою певними організаційними формами, формальними і неформальними зв'язками, використовуючи при цьому різні канали комунікації і процедури прийняття рішень.

До основних принципів системного підходу відносяться [7, с.72]: принцип цілісності, який полягає у неможливості виведення з них властивостей системи; залежності кожного елемента системи від їх місця і функцій всередині цілого; структурності, який передбачає врахування зв'язків і відносин системи; взаємозалежності структури і середовища, тобто проявляє свої властивості у процесі взаємодії із середовищем; ієрархічності - враховує можливості поділу системи на підсистеми і елементи.

2. Аналіз в менеджменті

Системний підхід реалізується через системний аналіз.

Системний аналіз - це сукупність методологічних засобів і практичних прийомів, що використовуються для підготовки, обґрунтування і прийняття рішень із складних соціально-економічних, технічних, технологічних, кадрових, політичних та інших проблем.

Предметом системного аналізу є складні ситуації і системи, для яких необхідно визначити цілі і напрямки дій.

Системний аналіз включає декілька етапів і здійснюється у такій послідовності: постановка задачі (аналіз ситуації і визначення кінцевих цілей); дослідження (збір вихідних даних і визначення існуючих зв'язків); аналіз одержаних даних (визначення майбутніх дій і розрахунок різних варіантів); попередні висновки (підготовка рекомендацій); експериментальна перевірка нового рішення; реалізація остаточного прийнятого рішення. Таким чином, системний аналіз полягає в узагальненій оцінці всієї сукупності факторів, що впливають на функціонування системи, та виділення з них основних і визначальних.

Системний підхід полягає у вивченні найбільш загальних форм організації, передбачає перш за все вивчення частин системи, взаємодію між ними, дослідження процесів, що пов'язують частини системи з її цілями. Складовими частинами (елементами) організаційних систем є індивідууми, формальні структури, неформальні фактори, групи, групові відносини, типи статусів і ролей. Зв'язок між компонентами системи здійснюється шляхом складних взаємодій, які викликають зміни поведінки людей в організації.

Основні частини структури пов'язані одна з одною певними організаційними формами, насамперед формальними і неформальними зв'язками, використовують різні канали комунікації і процедури прийняття рішень. Все це дозволяє долати центробіжні тенденції з боку окремих частин у досягненні кінцевих цілей організації.

Можна назвати декілька принципів, на які спирається системний підхід:

- принцип цілісності, який полягає у принциповій неможливості зведення властивостей системи до суми властивостей елементів, що її складають, і неможливості виведення з них властивостей цілого (системи). Тут цілісним вважається таке утворення, яке має нові властивості, які відсутні в елементів, що її складають;

- залежності кожного елемента, властивості і відносини системи від їх місця і функцій всередині цілого;

- структурності, яка передбачає можливість опису системи через встановлення її структури, тобто сітки зв'язків і відносин системи;

- взаємозалежності структури і середовища, яка знаходить свій вираз у тому, що система формує і проявляє свої властивості у процесі взаємодії з середовищем, являючись при цьому провідним компонентом такої взаємодії з середовищем, являючись при цьому провідним компонентом такої взаємодії;

ієрархічності — можливості поділу системи на підсистеми і елементи, які у свою чергу володіють системними властивостями.

Системний підхід характеризується трьома етапами дослідження:

- аналіз і опис принципів побудови і функціонування системи у цілому;

- аналіз особливостей усіх компонентів системи, їх взаємозалежностей і внутрішньої побудови;

- встановлення подібностей і відмінностей системи, що вивчається, та інших систем.

Системний метод оперує такими поняттями, як система, ієрархія, потік матеріалів, інформація, енергія. При цьому передбачається мобілізація сучасних наукових засобів, особливо математики, логіки, інформатики, обчислювальної техніки.

Системний підхід у значній мірі реалізується через системний аналіз (аналіз систем).

Системний аналіз (англ. System analysis) — це сукупність методологічних засобів і практичних прийомів, що використовуються для підготовки, обґрунтування і прийняття рішень із складних політичних, соціально-економічних, технічних та інших проблем. Предметом системного аналізу є складні ситуації і системи, для яких необхідно перш за все визначати цілі і напрямки дій.

Науковим інструментарієм системного аналізу є різні методи:

- неформальні методи: метод сценаріїв, метод експертних оцінок ("Дельфі" та ін.), діагностичні методи;

- графічні методи: метод "дерева цілей", матричні методи, сіткові методи;

- кількісні методи: метод морфологічного аналізу, морфологічний метод, статистичні методи (статистичної екстраполяції та ін.);

- методи моделювання: кібернетичні моделі (оптимізаційні, імітаційні, ігрові).

Крім того, у системному аналізі використовуються спеціальні методи: декомпозиції систем, діагностики, аналізу чутливості рішень, агрегування змінних і ін. Знаходить застосування також метод "чорного ящика", коли зміст об'єкта управління невідомий, але відомі вхідні і вихідні значення системи та закономірність зв'язку між ними.

Користуючись методом "чорного ящика", орган управління (керівник) не вникає у діяльність підлеглих, а задає їм лише вихідні результати (аутпут) і забезпечує видачу їм на вході (інпут) усього того, що необхідно для одержання запроектованого результату. Втручання у діяльність підлеглих тут мінімальне, лише при появі відхилень від наміченої програми, а про роботу роблять висновок на основі вихідних результатів.

Процедура системного аналізу включає:

ідентифікацію предмета рішення як системи (ототожнення, розпізнавання) — вивчення внутрішньої побудови системи і її складників, зв'язку системи із зовнішнім середовищем, виявлення врешті-решт проблем і формування цілей (цілі);

макропідхід — вивчення предмета рішення як елемента більш широкої системи (метасистеми), аналіз його зв'язків із зовнішнім середовищем, виявлення цілей і зовнішніх характеристик системи;

мікропідхід — розгляд предмета рішення як самостійної системи з метою аналізу її внутрішньої структури і взаємозв'язків між складовими елементами;

моделювання систем — створення аналога досліджуваного об'єкта, який використовується тоді, коли безпосереднє вивчення досліджуваного об'єкта надто складне або вимагає великих затрат.

3. Особливості соціально-економічної системи

Складні і динамічні соціально-економічні системи становлять сучасні підприємства, об'єднання, консорціуми, концерни, асоціації тощо.

Фактори, що зумовлюють виникнення невизначеності в соціально-економічних системах, поділяють на зовнішні та внутрішні. До зовнішніх факторів належать нові економічні умови реалізації продукції, умови постачання і збуту, нові технічні або організаційні рішення науково-дослідних і проектних інститутів тощо. Внутрішніми факторами є реконструкція підприємств, впровадження нових систем організації та оплати праці, демографічні зміни у складі працівників, виникнення труднощів у зв'язку з порушенням трудової дисципліни, конфліктними ситуаціями, збоями в роботі техніки та ін.

Соціально-економічна система характеризується різними технічними, технологічними, організаційними, економічними потенціалами. Потенціал системи — це можливість нарощувати її ефективність. Потенційні можливості системи реалізуються через цілеспрямований управлінський вплив на систему для оптимізації відповідності її елементів, взаємозв'язку потенціалів різних типів систем і окремих процесів.

Характерними ознаками соціально-економічної системи є периферійність (розміщення її елементів у просторі), гнучкість, еластичність, надійність зв'язку (прямого і зворотного), ефективність, можливість розвитку у встановлених межах, імовірність для зовнішніх збурень та ін.

Системи також характеризуються чутливістю, стійкістю і швидкістю реакції. Кожне підприємство (об'єднання, організація тощо) складається з управляючої системи і системи, якою управляють.

Управляюча система (суб'єкт управління) — це сукупність органів управління і управлінських працівників з певними масштабами своєї діяльності, компетенцією і специфікою виконуваних функцій, а також сукупність методів управління, з допомогою яких здійснюється управлінський вплив. Вона завжди має кілька рівнів управління у порядку підпорядкованості (бригадир — начальник цеху - директор), а також може змінювати свій стан під впливом організуючих і дезорганізуючих факторів. Найбільш істотними змінними управляючої системи є функції, структура та інформація. Управляюча система складається з комплексу взаємозв'язаних підсистем: прогнозування, техніко-економічного планування, оперативного управління, обліку і звітності, матеріально-технічного постачання і реалізації.

Підсистеми — це виділені за функціональними елементами або організаційними ознаками частини системи, які, у свою чергу, можна розглядати як самостійні локальні системи, якщо вони мають об'єкт, зовнішні входи і виходи, певний інформаційний запас і завдання, які слід розв'язати. Залежно від виконуваної ролі підсистеми управляючої системи поділяють на функціональні (планування і прогнозування, організація та оплата праці) і забезпечуючі (підсистеми економічної інформації і технічна).

Система, якою управляють (об'єкт управління), — це сукупність ресурсів і організаційно-економічних умов, що супроводжують відтворювальні процеси на підприємстві (в об'єднанні).

В економічному плані система, якою управляють, характеризується безперервним рухом грошової, виробничої і товарної форм виробничих засобів. Вона становить єдність систем (підсистем) нижчого порядку: технічної (сукупність засобів праці) і технологічної (сукупність економічних зв'язків між елементами системи).

Питання для самоконтролю

1. Обгрунтуйте поняття системи в менеджменті.

2. Опишіть елементи системи.

3. Зробіть характеристику системного підходу в менеджменті.

4. Обгрунтуйте принципи та методи системного підходу в менеджменті.

5. Опишіть етапи дослідження системного підходу.

6. Зробіть характеристику процедури системного аналізу.

7. Опишіть особливості соціально-економічної системи.