Менеджмент
Методичні рекомендації до самостійного опрацювання теми 11. Бар’єри комунікацій
План
1. Поняття та класифікація бар’єрів комунікацій.
2. Перешкоди в управлінській діяльності.
Рекомендована література
1. Бондарчук В.В. Менеджмент. Л.: «Магнолія плюс», 2002 р.
2. Кібенко М.Г., ін. Основи менеджменту ВКП "Аспект" 2000 р.с.210.
3. За редакцією доктора економічних наук Михайлова С.І. Менеджмент. Вінниця, «Нова книга", 2006 р. с.416.
4. Сирота В.Г. та інші. Менеджмент. Менеджмент. Навчально-методичний центр. Немішаєво, 2003 р. с. 131.
5. Сухарський В.С. Менеджмент. Тернопіль. «Астон», 2004 р.
Основні поняття і положення теми: комунікації, інформація, бар’єри.
Під час самостійного вивчення теми студенти повинні знати як ліквідувати перешкоди в управлінні.
При налагодженні міжособових комунікацій слід урахувати роль комунікативних бар'єрів - психологічних на шляху поширення і прийняття інформації, які виникають з різних причин: упередженість, соціальні, політичні, моральні, професійні та інші відмінності між людьми і, зокрема, між джерелом інформації та її адресатом (одержувачем) та ін.
Існуючі міжособові бар'єри ефективної комунікації пов'язані із сприйняттям; семантичними бар'єрами; невербальними перешкодами; неякісним зворотним зв'язком і невмінням слухати.
Перешкоди, обумовлені сприйняттям, полягають у наступному: люди реагують не на те, що в дійсності відбувається, а на те, що ними сприймається. Однією з перешкод правильного сприйняття є конфлікт між сферами компетенцій, різними судженнями відправника і одержувача інформації. Повідомлення по-різному інтерпретується залежно від роду занять, спеціальності, у випадку недовіри.
Чималі труднощі в налагодженні ефективної комунікації виникають через семантичні бар'єри: різне розуміння і тлумачення слів, тестів, інтонації.
Виявляється, що передати інформацію за допомогою слів непросто, оскільки одні й ті ж слова мають багато значень. Так, відоме слово "замок" мас щонайменше три значення: замок - фортеця, дверний замок, і замок-якийсь предмет став мокрим. Значення таких слів залежить від контексту, ситуації за якої воно використано.
Часто причиною комунікаційних бар'єрів є недооцінка важливості комунікації і неправильні психологічні установки окремих працівників.
Недоліки психологічної установки проявляються у стереотипі мислення - надмірно спрощеному погляді окремих категорій людей або спеціальних груп при розгляді явищ чи процесів, упереджених міркувань, неправильному відношенні до чогось, недостатній увазі і втраті інтересу.
Обмін інформацією відбувається належним чином через погану структуру повідомлень (неправильний вибір слів, помилка в організації повідомлення, неправильна оцінка спроможного одержувача зрозуміти повідомлення та ін.), атакож недостатню увагу до невербальних комунікацій.
Гріфін вважає, що комунікативний процес можуть перервати або ж стати його бар'єрами такі чинники: індивідуальні та організаційні.
Таблиця 1
Бар'єри ефективних комунікацій
Індивідуальні бар'єри
Організаційні бар'єри
Суперечливість або невідповідність жестів
Сементика - слова мають різне значення для різних людей
Довіра до джерела інформації
Статус або владні відмінності
Змушування до комунікацій
Різне сприйняття
Погане вміння слухати
Перешкоди
Упередженість до чогось
Перевантаження
Нерідко знижує ефективність комунікації поганий зворотний зв'язок. З огляду на це важливо, щоб людина однаково точно, відправляла та отримувала інформацію. Необхідно також вміти слухати спокійно, уважно, зосереджено, не перебивати, не вступати в суперечки, терпляче вислуховувати, співпереживати з тим, хто говорить, неодмінно стежити за мовою, власною позою, жестами тощо.
Умовою успіху в менеджменті є вільний потік комунікації, а це означає, що для ефективності виробництва необхідно, щоб цей потік передавався не лише зверху вниз (від керівництва до підлеглих), але й знизу вверх (від підлеглих до керівництва), а також горизонтально (на одному й тому ж рівні). Занадто часто менеджери покладаються виключно на комунікації зверху вниз, а це на практиці веде до того, що політика, стратегія і тактика організації часто залишаються незрозумілими для підлеглих. Ось чому для успішних комунікацій необхідне двостороннє спілкування, яке дозволяє керівництву визначити, наскільки є зрозумілими для підлеглих завдання, що перед ними ставляться, використання їх позиції для досягнення успіху. Досягається це шляхом досконального проектування комунікаційного процесу, створення, за необхідності, різних комісій для опрацювання різних питань, проведення зустрічей, зборів та індивідуальних контактів.
Щоб досягти успіху в міжособових комунікаціях, менеджер повинен мати чітке уявлення про перешкоди на шляху обміну інформацією в організації і про методи удосконалення такого обміну.
Найпростішою перешкодою в організаційних комунікаціях є перекручення повідомлень: ненавмисно, в силу труднощів у міжособових відносинах; свідоме перекручення інформації, коли хто-небудь не згоден із повідомленням і змінює його в своїх інтересах; внаслідок фільтрації, передачі інформації з одного рівня на інший тільки тих повідомлень, які його стосуються.
У комунікаційному процесі часто мають місце інформаційні перевантаження. Керівник, зайнятий переробкою інформації, що надійшла, та необхідністю підтримувати інформаційні обміни, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію.
Труднощі в налагодженні комунікації іноді виникають через недосконалу структуру управління: зайва кількість ієрархічних ступенів, нечіткий розподіл обов'язків, прав і відповідальності управлінського персоналу тощо.
Оскільки комунікації можуть бути перервані дуже багатьма чинниками, то менеджери повинні за допомогою різних методів підвищувати ефективність комунікацій. Цьому сприяють три організаційні навички -домагання мети (перевірка того, чи повідомлення одержали та зрозуміли), регулювання інформаційних иотоків(одержувач перевіряє чи немає перевантаження інформацією) та розуміння цінностей різних засобів комунікацій(наприклад, коли менеджер готуегься звільнити підлеглого, про це потрібно повідомити його персонально).
Індивідуальними навичками виступають - уміння слухати, тобто не перебивати того, хто говорить і вслухатись не тільки в слова, айв їх зміст.
Для удосконалення комунікацій в організаціях слід чітко визначити проблему інформації кожного структурного підрозділу і кожного робочого місця, регулювати інформаційні потоки відповідно до вирішуваних задач. Управлінська діяльність має набувати більш організованого характеру: повинні чітко плануватись масові організаційні заходи (збори, наради), зустрічі з підлеглими, ветеранами праці, керівниками інших підприємств і організацій. Слід відновити подекуди забуту практику встановлення скриньок для пропозицій, ведення внутрішнього друкованого органу: багатотиражних газет, інформаційних бюлетенів та ін. Наприклад, американські компанії розробляють і впроваджують різні системи збору пропозицій, створюють спеціальні групи для апеляції, організовують опитування, слідкують за відносинами між співробітниками тощо.
На сьогоднішній день знаходять застосування нові комунікаційні технології, оскільки аудіовізуальні засоби вступили в стадію кардинальних змін. Це пов'язане із успіхами в галузях телекомунікацій, кабельного телебачення, супутникових систем зв'язку тощо.
Великі комунікативні можливості для підприємства і менеджменту відкриваються за умов приєднання підприємства та організації до системи Internet - самої глобальної інформаційної сітки у світі, якою нині користується більша половина людства. За допомогою Internet можна приймати та відправляти пошту, брати участь у телеконференціях, обмінюватись файлами, вести одночасно розмову з декількома сотнями людей, здійснювати пошук інформації, використовувати обчислювальні потужності суперкомп'ютерів та ін.
Нові засоби забезпечують доступ величезних баз даних, у результаті чого буде зростати інформованість учасників комунікативного процесу. Крім того, об'єднання можливостей телефону, комп'ютера і телевізора дозволить направляти індивідуальні повідомлення підібраній аудиторії.
Питання для самоконтролю
1. Обгрунтуйте класифікацію комунікацій.
2. Опишіть чинники, що впливають на комунікаційний поес.
3. Який вплив на управлінську діяльність роблять перешкоди?